Bei Erreichbarkeit denkt man sicherlich im ersten Augenblick an Themenbereiche wie Telefon, Smartphone oder Anrufbeantworter. Das ist natürlich völlig korrekt, aber bei weitem nicht vollständig.
Denn zur Erreichbarkeit eines Unternehmens in den 20er Jahren des 21. Jahrhunderts gehören auch andere Formen der Erreichbarkeit, als da wären:
- Erreichbarkeit der Webseite
- Erreichbarkeit via Email
- Erreichbarbeit bei Google
- Erreichbarkeit in Social-Media Kanälen
- Erreichbarkeit via Whatsapp
Erreichbarkeit der Webseite
Eine Webseite sollte möglichst immer erreichbar sein. Dies wird vielfach als selbstverständlich vorausgesetzt. Dies ist jedoch ein Trugschluss.
Eine „normale Verfügbarkeit“ von Servern und Hosts entspricht 99% -hier ist eine Ausfallzeit von 1% legitim. Der Server darf also 7 Stunden und 20 Minuten pro Monat bzw. rund 3 Tage und 16 Stunden pro Jahr ausfallen.
Hochverfügbare Systeme mit Verfügbarkeiten von 99,9% (Ausfall maximal 9h pro Jahr) oder 99,99 % (Ausfall maximal 52 Minuten pro Jahr) erfordern erhebliche Hardwareinvestition für Redundanz etc. und kosten bedeutend mehr im Unterhalt.
Neben der Technik spielt die regelmäßige Aktualisierung des Betriebssystems, der Serverumgebung und vor allem des Content-Management-Systems (CMS) eine entscheidende Rolle. Viele Ausfälle gehen auf Angriffe von außen zurück, die in der Regel gezielt über bekannte Sicherheitslücken in der Software erfolgen.
Es gibt jedoch Maßnahmen mit denen annähernd Hochverfügbarkeit – als Verfügbarkeit > 99% – mit einfachen Mitteln wie Monitoring und Update-Service erreicht werden kann.
Lassen Sie sich von einer Internetagentur dazu beraten! Ich empfehle hier unseren Partner terramedia.
Übrigens: Im Rahmen des Datenschutzes sind sie verpflichtet Datenschutzpannen zu vermeiden – das umfasst auch die Verpflichtung zur Aktualisierung Ihrer Webseite.
Erreichbarkeit via Email
Die Meldung „Email konnte nicht zugestellt werden“ ist bei weitem nicht so ungewöhnlich, wie man vermuten möchte. Der Fehler kann natürlich in der Technik liegen. Der Mailserver ist ausgefallen oder wegen Wartungsarbeiten temporär nicht verfügbar. Ungünstig zu Bürozeiten, aber bei schlechter Planung kommt auch das gelegentlich vor.
Und dann gibt es noch die klassischen menschlichen Fehler: Ein Mitarbeiter scheidet aus, man vergisst die Emailadresse umzuleiten oder einen entsprechenden Auto-Responder mit Hinweis auf Teamkollegen einzurichten und schon landet die Email im Daten-Nirvana.
Dabei hat die Email-Kommunikation heute einen Stellenwert wie nie zuvor und ist in der Häufigkeit der Verwendung nahezu gleichauf mit dem Telefon. Briefe, Rechnungen, Bestellungen, alles geht per Mail. Klassische Briefpost verwenden nur noch Ämter, Gerichte und die Finanzbranche. Alles andere ist Email!
Und wenn die Mail nicht mehr geht, geht gar nichts mehr.
Damit das nicht passiert, dafür gibt es entsprechende Lösungen. Diese sollten auf den Bedarf des Unternehmens zugeschnitten sein, Wachstumspotentiale bieten und auch Lösungen für die gesetzlich vorgeschriebene EMail-Archivierung beinhalten und natürlich DSGVO-konform sein.
Die Internetagentur terramedia berät sie zu diesem Thema sehr gerne.
Erreichbarkeit bei Google
Kennen Sie das – sie suchen ein Unternehmen bei Google- und finden nur Branchenbuch Einträge, das Unternehmen selbst jedoch nicht? Das ist kein Zeichen für Seriosität!
Die Erreichbarkeit bei Google, man kann es auch Auffindbarkeit nennen ist deshalb hier bewusst gelistet. Wenn wir von Google sprechen, sprechen wir von drei verschiedenen Kanälen:
- ihren bezahlten Anzeigen (Google Ads),
- ihrem Profil innerhalb der lokalen Anbieter (Google MyBusiness) und
- ihrem generischen Suchmaschineneintrag mit den SERPS
Auf alle drei Kanäle haben Sie als Unternehmer maßgeblichen Einfluss. Und den sollten Sie unbedingt nutzen. Ich empfehle eine Internetagentur, wie zum Beispiel terramedia mit dem Fachgebiet SEO/SEA, die Ihre Erreichbarkeit bei den führenden Suchmaschinen sicher stellt.
Erreichbarkeit Social-Media Kanälen
Die Social-Media-Kanäle sind die Servicekanäle von heute.
Hier wird eine Reaktion innerhalb von maximal 24 Stunden von Ihnen erwartet. Wenn sie sich also auf das Spielfeld Social-Media begeben, gleich ob Sie LinkedIn und Xing im B2B Bereich oder Facebook und Instagram für die B2C und HR-Kommunikation nutzen, müssen Sie zeitnah reagieren können.
Natürlich kann man seine Social-Media-Aktivitäten an eine Agentur auslagern, dies erfordert in der Regel ein 4-stelliges Budget pro Monat. Authentischer ist es jedoch, wenn diese Aktivität DIREKT aus dem Unternehmen kommt.
Wir empfehlen Ihre Mitarbeiter von einer Internetagentur schulen zu lassen und nur konzeptionelle Aufgaben wie das Erstellen von Redaktionsplänen an die Agentur abzugeben.
So sparen Sie so dauerhaft Kosten und haben die involvierten Leute im Betrieb.
Erreichbarkeit via WhatsApp
Als Unternehmer nutzen Sie WhatsApp in der beruflichen Kommunikation mit Kunden, Mitarbeitern. Oft geschieht dies in Gruppen. Wir empfehlen dringend ein spezielles Handy mit eigener Rufnummer für Servicezwecke zu verwenden. Aus Gründen des Datenschutzes Idealerweise mit der Business Version von WhatsApp.
Wenn Sie mit Ihren Geschäftspartnern oder Mitarbeitern per privatem WhatsApp kommunizieren (wovon wir aus Gründen des Datenschutzes abraten), dann gewöhnen Sie sich unbedingt an, in den Einstellungen die Benachrichtigungsoptionen nach Möglichkeit abzuschalten – Benachrichtigungston stumm/lautlos, Vibration aus, Pop-up aus.
Gewöhnen Sie sich an, tagsüber nur alle 1-2 Stunden in WhatsApp hineinzuschauen, ab 20 Uhr (oder wann immer Sie den Feierabend erklären) und am Wochenende gar nicht. Wenn Sie immer on sofort antworten, wird man das IMMER von Ihnen erwarten
Persönlich einmal nicht erreichbar zu sein ist ein Luxus, den man sich erarbeiten muss.
Aber die Technik und moderne Dienstleistungen machen es möglich. Nutzen Sie sie!